Die Digitalisierung stellt Gemeinden, Länder bzw. Kantone und Bundesstellen vor große Herausforderungen. In der Online-Abwicklung von Behördenleistungen sind sie gezwungen, mit dem Puls der Zeit zu gehen. Einerseits, um untereinander effektiv und zeitsparend zu arbeiten, andererseits, um die Erwartungen der Bürger und Endkunden zu erfüllen.

BPM auf dem eGovernment Forum

Zuletzt haben wir die Besonderheiten bei der Digitalisierung von Fachverfahren der öffentlichen Hand beim Swiss eGovernment Forum in Bern diskutiert. Dort wurden den Teilnehmern in vielen Vorträgen und Gesprächen Beispiele aufgezeigt, wie diese sich für die Herausforderungen rüsten können, die die Digitalisierung mit sich bringt. Am ersten Forumstag drehte sich alles um das Thema «eSociety ist bereits heute Realität». Der zweite Forumstag behandelte das Thema «Digitalisierung von Verwaltungsleistungen durch Make oder Buy?» Wir stellten im Rahmen eines Vortrags den Weg eines Eidgenössischen Forschungsinstituts aus der Schweiz vor. In der anschließenden Gesprächsrunde stand der Austausch mit den Teilnehmern im Vordergrund – die Erfahrungen mit den deutschen Anforderungen, die Kommunen, Länder und den Bund betreffen.

Gerade bei Digitalisierungsvorhaben in der Verwaltung ist insbesondere die nahtlose Kopplung von interdisziplinären Partnern der öffentlichen Hand und den Endnutzern der Wirtschaft sowie der heterogenen IT-Fachverfahren im Fokus. In einer ersten Grobanalyse der Anforderungen wird die Ist-Situation häufig den gewünschten Zielen gegenübergestellt, um dann in einem „Wasserfallartigen“ Vorgehensmodel weiter zu verfahren. Trotz regulatorischer Rahmenwerke werden jedoch im jeweiligen Projektverlauf und darüber hinaus immer wieder neue Herausforderungen auftreten, die direkte oder indirekte Folgen für die digitalisierten Verfahren haben. Als Lösung empfiehlt sich daher bei einer solchen Prozesslösung ein agiles Vorgehen, das bereits in der Konzeptionsphase beginnt und über die Realisierung und Weiterentwicklung der E-Fachverfahren hinweg angewandt wird. Wir setzen dabei gerne auf eine prozessorientierte und inkrementelle Vorgehensweise, mit der schrittweise eine inkrementell wachsende Lösung erstellt wird.

Das Geschäftsprozessmanagement ist einer der Schlüsselfaktoren einer modernen und effizienten Verwaltung und zwingend notwendig für die kundenorientierte Leistungserstellung in ebenen-übergreifenden Prozessen. Mithilfe der Automatisierung von Geschäftsprozessen und regelbasierten Entscheidungen werden Prozesse in der öffentlichen Verwaltung vereinfacht und vereinheitlicht. Die stetige Rückkopplung der fachlichen Ziele und der Erwartungen an die IT ist im iterativen Vorgehen heute gängige Praxis agiler Software-Entwicklungsansätze. Dies übertragen wir auf die Abstraktionsebene der Prozessmodellierung und kombinierten den agilen Ansatz mit der Prozessapplikationsentwicklung. Dies führt dazu, dass die unterschiedlichen Anforderungen unter den organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen bestmöglich in agile Lösungen umgesetzt werden können. Somit ist dies die Basis für die Umsetzung von nachhaltigen und agilen Lösungen zur fachlichen und IT-technischen Unterstützung digitalisierter Fachverfahren.

Ziele von „E-Fachverfahren“

Die Ziele im Rahmen der Entwicklung von „E-Fachverfahren“ können durch die Nutzung eines integrativen Prozessmanagements erreicht werden. Dies führt zu den gewünschten Aspekten der Prozesseffizienz und -effektivität, sowie der Verfahrensvisibilität und –flexibilität. Die zu erzielenden Mehrwerte sind Kostenreduktion, Qualitätsverbesserung, Produktivitätssteigerung, Verkürzung der Durchlaufzeiten, Eingriffsmöglichkeiten in laufende Prozesse, Time-to-Market von Fachverfahrensanwendungen für die Verwaltung, Einhaltung von Richtlinien/Vorgaben (Compliance), Transparenz und Messbarkeit und insbesondere die Eliminierung von Redundanzen.

Gerne bewerten wir mit Ihnen zusammen, wie integratives BPM bei Ihnen derartigen Nutzen stiften kann.