Mit der Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung wollte unser Kunde, ein internationales Industrieunternehmen, Durchlaufzeiten verringern, eine höhere Transparenz schaffen und zugleich Kosten einsparen. Das Unternehmen entwickelt und produziert Linearführungen und Kugellager, die von unterschiedlichen Industrien weltweit in vielen mechanischen und elektronischen Systemen und Maschinen verbaut werden. Das Unternehmen muss dabei schnell und flexibel auf Nachfrageänderungen reagieren und die eigene Produktpalette innerhalb kürzester Zeit anpassen, weshalb Produkte von global verteilten Zulieferern bezogen werden. Die Rechnungen sind entsprechend nach unterschiedlichen internationalen Rechnungslegungsvorschriften und in verschiedenen Sprachen gestellt. Die bisherige, papierbasierte Rechnungseingangsbearbeitung war deshalb sehr aufwendig und komplex. Das Unternehmen entschied sich daher, den Prozess mit Hilfe der Geschäfts-prozessmanagement Plattform IBM BAW (ehemals IBM Business Process Manager, BPM) zukünftig digitalisiert und automatisiert abzuwickeln.
Den Rechnungseingangsprozess schneller und transparenter gestalten
Das Unternehmen arbeitete bisher mit einem papierbasierten Rechnungseingangsprozess. Hierbei erhielten die mehrsprachigen Rechnungen zunächst einen Eingangsstempel durch die Buchhaltung, bevor sie an die zuständigen Fachbereiche zur fachlichen Prüfung weitergeleitet wurden. Der Fachbereich prüfte anschließend die Rechnung, versah sie mit einem zusätzlichen Blatt „Bemerkungsbogen“ und gab sie an die Buchhaltung zurück.
Je nach Verfügbarkeit der zuständigen Mitarbeiter, insbesondere auch in den Fachabteilungen, konnte dieser Prozess lange dauern. Teilweise gingen die Rechnungen hierbei auch verloren und mussten nach Mahnung vom Rechnungssteller neu angefordert werden. Zahlungsziele wurden überschritten und eingeräumte Skonti gingen verloren.
Ein insgesamt aufwendiger und intransparenter Prozess, der die notwendige Schnelligkeit und Verlässlichkeit des Unternehmens behinderte. Verlorene Skonti und anfallende Mahngebühren waren unnötige Kosten, die im Unternehmen regelmäßig anfielen. Der aktuelle Bearbeitungsstatus einer Rechnung konnte nur mit großem Aufwand ermittelt werden. Eine zuverlässige Liquiditätsplanung zur fristgerechten Zahlung der Rechnungen war nicht möglich.
Digitalisiert und teilautomatisiert: Elektronischer Workflow optimiert den Rechnungseingangsprozess
Um den gesamten Rechnungseingangsprozess schneller und transparenter abwickeln zu können, entschied sich das Unternehmen, die Prozessabwicklung zu digitalisieren. Mehrere unterschiedliche Lösungen standen auf dem Prüfstand, bis sich das Unternehmen 2015 schließlich für die IBM Business Automation Workflow (BAW) Plattform entschied. Dass die Entscheidung auf IBM BAW fiel, lag nicht nur an dem sehr guten Preis-Leistungsverhältnis: Vielmehr überzeugte die Plattform auch dadurch, dass unternehmensspezifische Prozessanwendungen schnell und kostengünstig implementiert werden können. Die vielfältigen Möglichkeiten zur Prozessanalyse und zum Prozessreporting waren darüber hinaus weitere gute Gründe für IBM BAW. Wir unterstützten das Unternehmen bei der Konzeption sowie der Implementierung und der Einführung der Plattform.
Schnell, transparent, revisionssicher: IBM BAW unterstützt die elektronische Rechnungsbearbeitung
Durch den mit dem IBM BAW System automatisierten Rechnungseingangsprozess haben sich viele Vorteile und ein großer Nutzen für das Unternehmen ergeben:
- Die Durchlaufzeiten und der Aufwand für die Rechnungseingangsbearbeitung wurden durch den elektronischen Workflow erheblich beschleunigt.
- Durch die zentrale Digitalisierung der Rechnungen wird das Risiko, eine Rechnung während der Bearbeitungsschritte zu verlieren, ausgeschaltet.
- Die Bearbeitung der fachlichen und rechnerischen Prüfung erfolgt elektronisch und nachvollziehbar im Team.
- Der Status und die Kontrolle der Rechnungsbearbeitung sind mit dem elektronischen Rechnungsbuch jederzeit in Echtzeit gegeben.
- Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist revisionssicher und prüft auf die Einhaltung der gesetzlichen Regeln nach § 14 USTG. Die Kollaborationsfunktionen im Prozessportal erlauben die Echtzeitkommunikation unter den beteiligten Mitarbeitern.
Mit der Prozessmanagement-Lösung IBM BPM wird die Rechnungseingangsbearbeitung schneller und transparenter. Die Bearbeitung erfolgt nach den gesetzlichen Regeln und wird revisionssicher.
Besonders begeisterte die Mitarbeiter die komfortable Bedienoberfläche des Prozessportals. Zum Beispiel können Dokumente, die zu dem Rechnungsbearbeitungsprozess gehören, dem Prozess im IBM BAW Portal mit nur wenigen Klicks revisionssicher zugeordnet werden. Ein Beispiel hierfür wären Bestellungen oder Lieferscheine zur Rechnung.
IBM BAW ist eine standardmäßig mehrsprachige Lösung, so dass jeder Mitarbeiter, der in den Rechnungsbearbeitungsprozess mit einbezogen wird, seine Bearbeitungsschritte, wie z. B. die fachliche Prüfung, in seiner Landessprache bearbeiten kann. Durch diese intuitive und mitarbeiternahe Funktionalität konnte der Schulungsaufwand der Mitarbeiter besonders kurz gehalten werden.
Nach der Einführung des Systems plant das Unternehmen die Optimierung weiterer Kernprozesse und unterstützender Geschäftsprozesse. Angestrebt werden die Einführung eines automatisierten Bedarfsanforderungsprozesses und die Automatisierung von HR-Prozessen. Weitere wertschöpfende Prozesse werden folgen.
