Automatisierter Bedarfsanforderungs-prozess

mit dem IBM BAW System

Durch das Überarbeiten des Geschäftsprozesses „Bedarfsanforderung“ wollte unser Kunde, ein internationales Unternehmen der Automobil-Branche, Durchlaufzeiten verringern und zugleich die Transparenz verbessern. Das Industrieunternehmen entwickelt und produziert Produkte für die Autoinnenausstattung sowie weitere Komponenten für die weltweite Automobilindustrie. Durch die vielen unterschiedlichen Automodelle am Markt sowie die häufigen Variantenänderungen, muss das Unternehmen seine Produktpalette immer schneller und umfangreicher anpassen. Da das Unternehmen mit vielen Zulieferern arbeitet, kommt dem reibungslosen und schnellen Bedarfsanforderungsprozess (BANF), der häufig auch projektspezifisch ist, eine sehr hohe Bedeutung zu. Mit IBM BAW (ehemals IBM Business Process Manager, BPM), einer Plattform zum Geschäftsprozessmanagement, sollte die BANF-Abwicklung transparenter und schneller erfolgen. Die Lösung überzeugte – die Optimierung weiterer Geschäftsprozesse ist in Planung

Vom papierbasierten Prozess zum transparenten, digital gestützten Workflow

Das Unternehmen arbeitete bisher mit einem papierbasierten Bedarfsanforderungsprozess. Hierbei verwendeten alle Mitarbeiter in den Werken und in den Zentralbereichen zur Bedarfsanforderung ein komplexes Papierformular, in dem ihre Anforderungen, die konkreten Kennzahlen und Begründungen angegeben wurden. Das ausgefüllte Papier ging im Anschluss in den Genehmigungsprozess, der – je nach Anforderung – mehrere Standorte durchlaufen musste. Der komplexe Prozess inkludierte bis zu sieben Freigabestufen mit Unterzeichnung durch die Verantwortlichen vom Kostenstellenleiter, Werkleiter, Controlling bis sogar teilweise hin zum Vorstand. Die nun genehmigte Bedarfsanforderung wurde im nächsten Schritt vom Einkauf bearbeitet, der nun auch die Bestellung beim Lieferanten auslöste.

Ein insgesamt aufwendiger und intransparenter Prozess, der die notwendige Schnelligkeit und Flexibilität des Unternehmens behinderte. Eine verlässliche Statusprüfung des Prozesses war nur mit großem Aufwand möglich. Oft gingen die Bedarfsanforderungen während des Prozesses verloren, so dass Störungen im produktiven Arbeitsprozess keine Seltenheit waren.

BAW-Applikation zur Optimierung des BANF-Prozesses

Um den Bedarfsanforderungsprozess (BANF) langfristig zu optimieren, wollte das Unternehmen die Prozessabwicklung durch geeignete technische Maßnahmen schneller und agiler gestalten. Mehrere unterschiedliche Lösungen standen auf dem Prüfstand, bis sich das Unternehmen 2014 schließlich für die IBM Business Automation Workflow (BAW) Plattform entschied. Dass die Entscheidung auf IBM BAW fiel, lag nicht nur an dem sehr guten Preis-Leistungsverhältnis. Vielmehr überzeugte die Plattform auch dadurch, dass unternehmensspezifische Prozessanwendungen schnell und kostengünstig implementiert werden können. Die vielfältigen Möglichkeiten zur Prozessanalyse und zum Prozessreporting waren darüber hinaus weitere gute Gründe für IBM BAW. Wir unterstützten das Unternehmen bei der Konzeption sowie der Implementierung und der Einführung der Plattform.

  • Durch den mit dem IBM BAW System automatisierten Bedarfsanforderungsprozess haben sich viele Vorteile und ein großer Nutzen für das Unternehmen ergeben:
  • Die Durchlaufzeiten der Bedarfsanforderung werden durch den elektronischen Workflow erheblich beschleunigt.
  • Die Überprüfung des Status des Bedarfsanforderungsprozesses ist jederzeit in Echtzeit gegeben.
  • Die Liegezeiten werden durch die Vertreterregelungen deutlich verkürzt.
  • Die Änderbarkeit der Regeln ist durch das Controlling einfach möglich.
  • Die Kollaborationsfunktionen im Prozessportal erlauben die Echtzeitkommunikation unter den beteiligten Mitarbeitern.
  • Eine elektronische Übergabe an das SAP Bestellsystem ersetzt die Doppelerfassung durch den Einkauf und reduziert Fehler bei der Übertragung.

Besonders begeisterte die Mitarbeiter die komfortable Bedienoberfläche des Prozessportals. Zum Beispiel können Dokumente, die zu einem BANF gehören, dem Prozess im IBM BAW Portal mit nur wenigen Klicks revisionssicher zugeordnet werden. IBM BAW ist eine standardmäßig mehrsprachige Lösung, so dass jeder Mitarbeiter die BANF in seiner Landessprache stellen und bearbeiten kann. Durch diese intuitive und mitarbeiternahe Funktionalität konnte der spätere Schulungsaufwand der Mitarbeiter besonders kurz gehalten werden.

Nach der Einführung des Systems, plant das Unternehmen die Optimierung weiterer Kernprozesse und unterstützender Geschäftsprozesse. Angestrebt sind zum Beispiel die Einführung eines automatisierten Urlaubsantragsprozesses sowie die Automatisierung des Reiseantrags und der Reisegenehmigung. Die Optimierung weiterer wertschöpfender Geschäftsprozesse wird folgen.

Anonyme Referenz
Referenz

Schnellere Durchlaufzeiten und mehr Transparenz

Mit Hilfe der Geschäftsprozessmanagement Plattform IBM BAW hat die X-INTEGRATE dem Kunden, einem internationalen Industrieunternehmen, durch Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung geholfen Durchlaufzeiten zu verringern, eine höhere Transparenz zu schaffen und zugleich Kosten einzusparen.

Anonyme Referenz
Referenz

BAW unterstützt bei der Integration neuer Mitarbeiter

Gemeinsam mit X-INTEGRATE und BAW-Software der IBM entwickelt ein Schweizer Forschungsinstitut einen automatisierten On Boarding-Prozess. Hierdurch wird die Einarbeitungszeit deutlich vermindert und der Mitarbeiter insgesamt besser und schneller in sein Aufgabenfeld integriert.

Offering

Automatisierung Bedarfsanforderungsprozess Webinar

Der automatisierte Bedarfsanforderungsprozess bietet eine permanente Statusüberprüfung, erlaubt flexible Anpassungen und fördert die Zusammenarbeit in Echtzeit. Erfahren Sie alles in unserem Webcast!

Anwendungsfälle für BPM
Kompetenz 01.09.20

Anwendungsfälle für BPM

Es gibt viele Unternehmensbereiche, die Optimierungspotential bieten. Business Process Management (BPM) kann beispielsweise Prozesse in HR, Einkauf, Logistik oder Vertrieb unterstützen und verbessern. Informieren Sie sich anhand von unseren verschiedenen Use-Cases!

Automatisierter Netz-/Hausanschlussprozess
News 19.08.19

Automatisierter Netz-/Hausanschlussprozess

Mit der Automatisierungslösung für Netzanschlussprozesse von X-INTEGRATE lässt sich nicht nur ein hoher Grad an Automatisierung für interne Prozesse erzielen. Er sorgt sich mit einer intuitiven und individuell gestaltbaren Bedienoberfläche zudem für eine transparente Übersicht aller Prozesse.

Business Process Management mit IBM Produkten
Kompetenz 07.09.20

Business Process Management mit IBM Produkten

Unsere modernen Business Process Management Systeme bilden automatisierte, agile Prozessketten ab. Änderungen im Prozessablauf können jederzeit flexibel integriert werden.

Pressemitteilung zur Cloud-Lösung für Geschäftsautomatisierung bei nolte Küchen
News 08.04.20

Nolte Küchen setzt auf IBM-Lösung für Automatisierung

In einem gemeinsamen Projekt von IBM und X-INTEGRATE optimiert der Küchenhersteller Bestellablauf und Kundenservice mit Public Cloud und On-Premise-Lösungen von IBM.

Zahnräder sinnbildlich für einen Prozess
Wissen

Prozessautomatisierung mit IBM DBA

Vor allem Unternehmen in einem starken Wettbewerbsverhältnis setzen mehr denn je auf Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Automatisierungsplattform von IBM, DBA (Digital Business Automation) genannt, bietet dafür vielfältige Lösungsansätze.

e-regio Logo
Referenz

Digitalisierte Prozesse steigern Effizienz

Digitale Lösungen helfen dabei, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und somit insgesamt einen besseren Service zu bieten. Die e-regio GmbH & Co. KG, regionaler Energiedienstleister aus Euskirchen, lässt sich dabei umfänglich von der TIMETOACT GROUP als Partner für die Digitalisierung beraten, sowohl technisch wie fachlich.

Services für IBM Business Automation Workflow (BAW)
Technologie

IBM Business Automation Workflow (BAW)

Bei IBM BAW handelt es sich um eine umfassend ausgestattete Prozessintegrationsplattform für Unternehmensservices auf der Basis einer serviceorientierten Architektur (SOA). Wir unterstützen Sie gerne rund um das Thema IBM BAW.

Publikum zur Visualisierung der IBM Smarter Process Summit
Event 11.07.16

IBM Smarter Process Summit 2016

Nehmen Sie teil am IBM Smarter Process Summit in Böblingen und erfahren Sie, wie sie mit richtig umgesetzten Integrations- und BPM-Lösungen der fortschreitenden Digitalisierung Ihres Unternehmens und den damit einhergehenden Herausforderungen begegnen können.

Fotografie der Stadt München
Event 16.05.17

IBM Process Transformation Summit 2017

Die IBM lädt vom 19. – 20. September 2017 zum IBM Process Transformation Summit nach München ein. Wolfgang Schmidt, Geschäftsführer der X-INTEGRATE, wird in seinem Vortrag von aktuellen Projekten und der Optimierung von Fertigungsprozessen durch IoT- und Advanced Analytics- Verfahren berichten.

Wissen

Methodisches Vorgehen in IBM BPM

Im Software Engineering ist das passende Vorgehensmodell essenziell für die Strukturierung des Entwicklungsprozesses eines Projekts. Für Software-Projekte auf Basis der Plattform IBM Business Automation Workflows gibt es die IBM BPM Playback Methodology.

Business Process Management (BPM)
Kompetenz 01.09.20

Business Process Management

Business Process Management (kurz BPM) ist ein Managementkonzept zum Beschreiben, Steuern, Modellieren und nicht zuletzt Optimieren von Geschäftsprozessen.

Referenz

X-INTEGRATE Managed Services für die Hamburger Hochbahn

X-INTEGRATE liefert mit maßgeschneiderten Managed Service Leistungen auf Basis von IBM WebSphere Lösungen ein für die Anforderungen des Kunden Hamburger HOCHBAHN ein optimales Konzept.

Process Engine
Kompetenz 16.09.20

Prozess Automatisierung

Effiziente Prozesse sind das A&O, um Ziele eines Unternehmens zu erreichen. Prozess Automatisierung kommt spätestens ins Spiel, sobald wiederkehrende Tätigkeiten zu viel Zeit in Anspruch nehmen.

Microservices, serviceorientierte Architektur & BPM
Kompetenz 01.09.20

Microservices, Serviceorientierte Architektur & BPM

In der serviceorientierten Architektur werden IT-Komponenten zu einem gemeinsamen Service-Netz zusammengefasst. Einzelne Anwendungen treten hinter den Schnittstellen zurück und ermöglichen eine Zusammenarbeit der Dienste.

Wissen

SAP Integration in den IBM Business Automation Workflow

In aktuellen SAP-Versionen besteht die Möglichkeit, direkt aus den verfügbaren SAP-Schnittstellen Webservices zu generieren. Diese können im IBM Business Automation Workflow aufgerufen werden. Dieser Blogartikel erklärt das Verfahren der Anbindung.

Rechnungseingänge gesteuert bearbeiten mit IBM BAW 8.5
Wissen

Rechnungseingänge gesteuert bearbeiten mit IBM BPM 8.5

Rechnungsbearbeitung ist ein zentrales Thema bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie eine flexiblen Prozessmanagement-Plattform wie IBM BPM 8.5 Ihrem Unternehmen dabei helfen kann.

Headerbild für Edge Computing
Kompetenz 13.07.22

Edge Computing

Mit Edge Computing können Sie Daten dezentral, direkt am Ort ihrer Entstehung, analysieren und auswerten – und zwar nahezu in Echtzeit.